電子帳簿保存法はどんなもの？

個人事業主や中小企業にとって書類の保管場所は悩みの種ではないでしょうか。日々の書類は多く、捨てていいのか分からなかったり、税法で保管の必要があったりして、保管場所がないという声を聞きます。そんな悩みを解決してくれる一つの法律が電子帳簿保存法です。条件を満たせばスキャナやスマホでデータにして保存することができます。

電子帳簿保存法とは？

文書の電子化によって納税者等の業務効率を上げることや、帳簿書類の保存に係る負担を軽減することを目的とされています。一方では適正公平な課税のため、税務調査時に支障がないよう厳格な要件が決められています。

例えば、2人以上で入力の必要があったり、システムの仕様が定められたりしています。

そのため、電子帳簿保存法が適用できるということは、適正な入力環境があるという証明にもなるといわれています。

どのような書類が対象なのか？請求書や領収書など

対象となる書類は次の4つに分けられ、それぞれ認められる方法が異なります。

• ①仕訳帳や総勘定元帳などの日々の帳簿（国税関係帳簿）
• ②貸借対照表や損益計算書などの決算で作成する書類（決算関係書類）
• ③契約書や請求書などの自らが作成した取引時の書類（取引関係書類）
• ④契約書や請求書など相手からもらった書類（取引関係書類）

①②③はデータ保存、③④はスキャナやスマホ撮影の保存が認められます。

法人は帳簿を備えつけてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した帳簿書類をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

帳簿とは、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳などを言い、書類とは、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを言います。

複雑な申請や手続きが必要になる？

申請書の種類

• 帳簿の保存・・・国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書
• 書類やスキャナ保存・・・国税関係書類の電磁的記録による保存等の承認申請書
  国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書

提出期限

電子データで備え付けを開始する日の3か月前まで

電子で保存する帳簿や書類の種類、保存の方法などを変更するときは、変更をする前にあらかじめ変更の届出書を提出する必要があります。取りやめるときも同様にあらかじめ取りやめの届出書を提出しなければなりません。

なお、取りやめの届出書を提出すると、届出された承認済国税関係帳簿書類についての電磁的記録の保存承認書は、届出日から1年間提出できなくなります。

電子保存に必要な要件とは？

データ保存

• ・入力をするにあたって、初めから最後まですべて電子計算機すなわちパソコンを使用すること
• ・訂正や削除ができないシステムまたは訂正や削除の履歴が残るシステムと、請求書発行システムから会計システムに連動している場合等とは、番号などで関連していることが確認できること
• ・いつでもディスプレイやプリンターで見られる状態であること
• ・日付・金額・科目などの複数条件によって1年分をまとめて検索できること
• ・タイムスタンプを期限内に付与すること
• ・スキャナの場合は解像度が200dpi以上の24bitカラー以上
• ・スマホやデジカメの場合は4ポイントの字が読み取れること
• など