クラウド会計ソフトを利用して業務効率化を図る3つの方法

2020年3月6日 経理

クラウドソフトを導入しても必ずしも経理の業務効率化を図れるとは限りません。重要なのは、現状の社内システムを把握し、必要な機能を見極めて導入し、きちんと計画にしたがって運用するということです。

 

今の経理の効率が悪く、どのようにシステムを選んだ方がよいかわからないという声はよく聞きます。そもそもクラウドとは何か、どのようなメリット、デメリットがあるのか、業務効率化につながるクラウドソフトの利用方法などをご紹介します。

自社にあった運用でクラウドを導入できれば、30%以上の業務削減なども見込めることもあります。また、RPA(単純作業を自動化できるソフト)を組み合わせればクラウド以外のソフトを含めて、連携や効率化を図ることができます。

クラウドとは?

自分でソフトや機械などを持たなくてもインターネットを通じて利用できる形態のことです。外部(雲の向こう)に提供する端末があり、インターネットを通じて利用します。

 

クラウドのメリットとは?

ソフトウェアを購入するとパソコンにインストールする必要などがありますが、クラウドの場合はその必要がありません。インターネットを利用できる環境であればどこでも同じデータを閲覧することが可能です。

クラウドはバックアップを自動で取得してくれたり、プログラムを更新してくれたりしますので、運用が簡単です。また、セキュリティも非常に高く保たれています。

クラウドのデメリットとは?

クラウドはインターネットを通じて利用しますので、ローカル環境に比べるとスピードが遅いです。昨今の通信環境は非常に発達していますので、不便と感じるほど遅くはありませんが、手動で入力しなければいけない件数が多いとストレスを感じます。

 

クラウド会計ソフトとは

クラウド技術を利用した会計ソフトのことです。パソコンにインストールせずに、InternetExplorerやGoogleChromeなどのブラウザ上で会計ソフトを利用します。マネーフォワードやfreee、弥生オンラインが有名です。

 

インターネットがあればどこでも利用できることから、多店舗の小売店や飲食店にとって最適です。ネットバンキングやレジを利用していたりクレジット決済の多かったりする会社もクラウド会計ソフトが向いています

一方、相手方から届いた請求書を複数の仕訳に手動で分けなければいけない会社などには向いていません。

 

クラウド会計ソフトを利用して業務効率化する3つの方法とは?

クラウド会計ソフトを導入したからといって、必ずしも効率化できるとは限りません。クラウド会計の便利な機能を使いこなすことで効率化することができます。

 

1.システムを連携する

クラウド会計の多くは給与計算ソフトや勤怠管理ソフト、販売管理ソフト、レジと連動します。連動することにより、二重作業が必要なくなり、効率的に作業ができます。例えば、販売管理ソフトで請求書を発行すれば、自動的に会計に入力がされます。

 

2.入力の手間を省く

インターネットバンキングを活用して口座内の取引が自動的に入力されるほか、クレジットカードの明細も自動的に入力されます。そうすることで、入力の大幅な時間短縮につながります。

 

3.アナログを残す・RPAを活用する

クラウドのソフトを利用することで早くなることが多いですが、アナログの方が今までの経験を活かせるため効率的なときや独自の方法でなければならないときには、あえてアナログを残すことで早く作業ができることがあります。また、RPAと呼ばれるマウスとキーボードを自動的に動かしてくれるソフトを活用することで、毎月の定型的な単純作業を自動化することが可能です。

 

クラウド会計ソフトを使えば必ず効率化できるの?どのように進めればよいの?

クラウド会計ソフトを導入するだけでは効率化には結びつきません。どんなに素晴らしい機能が付いていてもそれをうまく利用しなければ意味がありません。うまく使いこなすためには以下の3つの作業が必要です。

 

①自社の業務の洗い出す

自社がどのような

・会計ソフト

・販売管理ソフト

・給与計算ソフト

・勤怠管理ソフト

を使用して、どのような流れで作業しているかを洗い出します。

②計画を立てる

効率化するには、何の作業をどのようなソフトで、どのような機能を用いるかを検討します。一度にすべてはできませんので、まずは会計からなどといった具合に少しずつ移行します。

③アウトソーシングを検討する

外部に経理を任せた方が、早くてコストが安く済む作業は外部委託します。

まとめ

クラウド会計ソフトは、給与ソフトやレジ、請求書発行ソフトと連動して、ネットバンキングやクレジットの情報を読み込めることが大きなメリットです。まずは、自社の状況を把握したうえでクラウドソフトを導入することが大切です。そのうえで、うまく機能を使いこなせるように運用していくことで、クラウドの最大限の能力が発揮できます。

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