電子帳簿保存法はどんなもの?

2018年6月15日 経理

個人事業主や中小企業にとって書類の保管場所は悩みの種ではないでしょうか。日々の書類は多く、捨てていいのか分からなかったり、税法で保管の必要があったりして、保管場所がないという声を聞きます。そんな悩みを解決してくれる一つの法律が電子帳簿保存法です。条件を満たせばスキャナやスマホでデータにして保存することができます。

 

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は1998年7月に制定され、税金の申告に必要な帳簿や書類などを含めた国税関係書類の電子データ保存を認めた法律です。2005年にスキャナ保存、2016年にスマホが容認されました。

文書の電子化によって納税者等の業務効率を上げることや、帳簿書類の保存に係る負担を軽減することを目的とされています。一方では適正公平な課税のため、税務調査時に支障がないよう厳格な要件が決められています。

例えば、2人以上で入力の必要があったり、システムの仕様が定められたりしています。

そのため、電子帳簿保存法が適用できるということは、適正な入力環境があるという証明にもなるといわれています。

 

どのような書類が対象なのか?請求書や領収書など

対象となる書類は次の4つに分けられ、それぞれ認められる方法が異なります。

  • ①仕訳帳や総勘定元帳などの日々の帳簿(国税関係帳簿)
  • ②貸借対照表や損益計算書などの決算で作成する書類(決算関係書類)
  • ③契約書や請求書などの自らが作成した取引時の書類(取引関係書類)
  • ④契約書や請求書など相手からもらった書類(取引関係書類)

 

①②③はデータ保存、③④はスキャナやスマホ撮影の保存が認められます。

 

法人は帳簿を備えつけてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した帳簿書類をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

帳簿とは、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳などを言い、書類とは、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを言います。

 

複雑な申請や手続きが必要になる?

電子保存の申請書の提出期限までに申請書を税務署に提出することで、帳簿・書類を電子で保存することが可能になります。帳簿(仕訳帳や総勘定元帳など)や書類(請求書や領収書など)等、税法で保存が義務付けられている書類を紙に替えて電子保存する場合は申請書を提出する必要があります。
もちろん紙ですべて保存している場合や、義務付けられていないデータを保存する場合には手続きは必要ありません。

 

申請書の種類

  • 帳簿の保存・・・国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書
  • 書類やスキャナ保存・・・国税関係書類の電磁的記録による保存等の承認申請書
    国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書

 

提出期限

電子データで備え付けを開始する日の3か月前まで

電子で保存する帳簿や書類の種類、保存の方法などを変更するときは、変更をする前にあらかじめ変更の届出書を提出する必要があります。取りやめるときも同様にあらかじめ取りやめの届出書を提出しなければなりません。

なお、取りやめの届出書を提出すると、届出された承認済国税関係帳簿書類についての電磁的記録の保存承認書は、届出日から1年間提出できなくなります。

 

電子保存に必要な要件とは?

電子保存は、データ保存かスキャナやスマホ撮影の保存かによって、必要な要件が変わってきます。それぞれの要件について、詳しく見ていきましょう。

 

データ保存

  • ・入力をするにあたって、初めから最後まですべて電子計算機すなわちパソコンを使用すること
  • 訂正や削除ができないシステムまたは訂正や削除の履歴が残るシステムと、請求書発行システムから会計システムに連動している場合等とは、番号などで関連していることが確認できること
  • ・いつでもディスプレイやプリンターで見られる状態であること
  • ・日付・金額・科目などの複数条件によって1年分をまとめて検索できること
  • ・タイムスタンプを期限内に付与すること
  • ・スキャナの場合は解像度が200dpi以上の24bitカラー以上
  • ・スマホやデジカメの場合は4ポイントの字が読み取れること
  • など

 

タイムスタンプとは、文書がその日時にその内容で存在していたことを証明するものです。税務調査のときに書類の信頼性を確保するため付与が義務付けられています。

タイムスタンプは、認定された事業者のサービスを利用して付与する必要があります。1枚あたり10円が目安となります。スキャナで読み込んだり、カメラで撮影したりしたあと、そのサービスを使用してタイムスタンプを付与します。

 

タイムスタンプを付与する期限は

  • ●請求書や領収書を受領した本人が読み取る場合(経費精算など)⇒3日以内
  • ●請求書や領収書を受領した本人以外が確認する場合⇒37日以内

 
とされています。

電子帳簿保存法では、各事務についてチェック機能を働かせるため2人以上の体制で入力する必要があります。ただし、従業員の少ない小規模な事業者の場合、3日以内にタイムスタンプを付与し、税理士などにチェックを依頼すれば1人でも可能です。

 

まとめ

業務関連書類が電子化され、税務関係書類のみが紙で保存しているような会社であれば、電子帳簿保存法の適用を検討してはよいのではないでしょうか。ペーパレス化していない場合であっても、経理がいて要件に則り帳簿を作成でき、タイムスタンプを付与できる体制が構築できるのであれば、保管料と比較しながら検討するとよいでしょう。

 
それに対して、要件を満たすことが厳しいようであれば今までどおり紙の保存が求められます。要件を満たすかどうかについては慎重に検討する必要があります。顧問税理士がいる場合はご相談されることをおすすめします。

ただし、電子データで保存する場合において怖いことは、データが無くなることです。ウイルスの感染や機器の故障によって、データは無くなってしまいます。バックアップを取ることやクラウドに保存することなどで対策をしましょう。

一方では、資本金1億円超の大企業は平成32年4月1日以後開始事業年度より法人税等の電子申告が義務化される予定です。まずは大企業から電子化を進めようという流れが存在します。中小企業にもいずれ電子化の波が来ることが予想されます。

電子帳簿保存法も要件が緩くなっています。それでも、要件がたくさんありますので、今すぐはできなくても将来メリットが大きくなったときにできるよう準備しておくことも大切です。

弊社では、毎月訪問することによって情報提供の機会を設けています。香川県下最大級の事務所の特性を活かし、電子帳簿保存法を含めてさまざまな情報提供できるよう努めております。

資料の保存の仕方でお困りでしたらぜひ生駒学税理士事務所にご相談ください。

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